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Bài tập dịch 6 - 外贸业务信函 (2)
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三, 写外贸信函的要求
1. 内容要明确, 具体
外贸部门一般都是工作头绪纷繁, 这就要求每封书信都要明确地指明是哪笔生意, 什么意见, 什么理由.
例如: "上次贵方来函, 指出我方货价偏高" 一句, "上次" 指的是哪次? "我方货价"具体指哪批, 哪种货? 都不明确. 如说成 "贵方3月5日来函说我269号货的005品种的印花府绸价格偏高", 这就明确,具体了.
这就要求把信中涉及到的货物合同号,货号, 货物名称, 数目, 金额, 日期都要交待清楚.
2. 态度要开朗
每封信函都有自己的意见， 是肯定还是否定，是接受还是拒绝， 要明确地， 语气坚定地表示出来， 不能含糊其辞，模棱两可。 例如： “贵方提出的意见我方基本同意”， “可以考虑”，“每月可交货五六百箱”， “估计五月中旬前后即可发货”等等都是不肯定，不明确的表达方法，都不能使用。
3. 表达要准确
要做到准确，必须注意做到以下三点：
第一，避免歧义。 一句话可以这样解释，也可以那样解释， 叫歧义。例如，“凡订购量在5000码以上者， 可享受2%折扣的优惠。” 如果对方刚好订购5000码， 买方可能理解成应享受优惠， 卖方可能解释成部属优惠之列， 这就会产生歧义，引起纠纷。 如说“凡订购5000码或者以上者，可享受2%折扣的优惠“。 这种表达是明确的，就是说：订购5000码者同样享受优惠。如果说“凡订购量超过5000码者， 可享受2%折扣的优惠”， 那么， 订购5000码者就不包括在优惠之列了。再如， “不能让价”， “不拟上价”， “不应让价”等， 肯定程度各不相同。 外贸信函要求语言一定要准确， 用词要严密， 不然就会因理解不同造成争执的纠纷， 甚至带来经济损失。
第二，防止褒贬失当。
外贸信函有时涉及到双方经营能力， 信用状况， 产品质量， 经营态度， 损失， 获得等的评价时，要客观， 公正，防止不恰当地夸大长处或短处。 例如信用调查， 崔货， 崔款， 索赔等， 都会遇到褒贬问题， 写信时不应受情绪影响， 要科学， 冷静， 求实。
第三， 杜绝错漏
外贸工作责任重大， 如果在书写中少了一个“不”字， 意思就恰好相反； 如数字丢掉 一个“0”， 就差十倍； 如果是“十万”丢掉一个“万”字， 就相差一万倍。 一旦出现这种情况， 不仅自己负不起责任， 更重要的是将给国家或集团带来不可换回的经济损失。 因此必须杜绝错漏现象。
Nguồn: 外贸写作
